核心定义
酒店RFP 是英文 "Request for Proposal" 的缩写，中文通常翻译为 “招标邀请函” 或 “建议书征询函”。
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RFP是客户（公司、会议策划者、旅行社等）向一家或多家酒店发出的一份正式文件，详细说明其需求，并邀请酒店根据这些需求提交一份详细的方案和报价，以争取业务机会。
可以把RFP理解为一份“商业需求说明书”或“项目竞标邀请书”，对于酒店而言，成功赢得RFP意味着获得了预订团体业务（如会议、宴会、团队住宿等）的重要机会。
RFP的主要目的
对于客户（发出RFP的一方）其主要目的包括：
- 明确需求：将模糊的想法（我们想办一场年会”）转化为具体、可量化的要求（需要容纳300人的宴会厅，住宿150间房，餐饮标准，特定设备需求等”）。
- 获取方案：向多家酒店征集解决方案，比较不同酒店在场地、服务、创意和价格方面的优劣。
- 便于比较：因为所有收到的RFP回复都基于同一套标准，所以客户可以像“苹果对苹果”（Apples-to-Apples）一样，进行公平、客观的比较和评估。
- 争取最优条件：通过竞争，客户往往能从酒店那里获得更优惠的价格、更灵活的条款或额外的增值服务。
RFP通常包含哪些内容？
一份完整的酒店RFP就像一份详细的“任务清单”，通常包含以下几个关键部分：
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活动基本信息
- 活动名称：如“2025年度全球销售峰会”。
- 活动日期：明确的入住、退房日期和活动举行日期。
- 活动类型：公司会议、奖励旅游、产品发布会、婚礼、培训等。
- 活动规模：预计总人数、参会人数、住宿人数等。
场地与设施需求
- 客房需求：需要的房间数量、房型（大床/双床）、价格区间（协议价）。
- 会议空间：需要多少个会议室、每个会议室的大小和布局（剧院式、课桌式、鸡尾酒会式等）。
- 餐饮需求：欢迎晚宴、主题晚宴、茶歇、自助午餐等的具体要求（人均预算、餐饮风格、特殊饮食需求等）。
- 其他设施：是否需要宴会厅、 registration desk（签到台）、展览空间、停车场等。
服务与技术需求
- 视听设备：投影仪、音响系统、同声传译、LED屏幕、网络要求等。
- 会议支持：是否需要同声传译员、速记员、IT技术支持等。
- 其他服务：行李搬运、机场接送、翻译服务等。
预算范围
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- 客房价格：愿意支付的每间房每晚的最高价格。
- 餐饮价格：愿意支付的每人每餐或每场宴会的预算。
- 场地租赁费：对会议室或宴会厅租金的预期。
其他条款
- 付款条款：定金、尾款支付的时间和方式。
- 取消政策：在什么条件下可以取消预订，以及相关的罚则。
- 特殊要求：如活动主题、品牌VI（视觉识别系统）应用、安保要求等。
- 提交截止日期：酒店必须在何时前提交方案。
- 联系方式：客户方的联系人及联系方式。
RFP的流程是怎样的？
一个典型的RFP流程如下：
- 准备与发出：客户根据自身需求，撰写并发出RFP给目标酒店。
- 酒店内部评估：酒店的销售团队收到RFP后，会内部评估是否有能力承接（如档期、资源匹配度等），并决定是否参与竞标。
- 方案制定与提交：如果决定参与，酒店会根据RFP的要求，由销售、餐饮、宴会等多个部门协作，制定一份详细的方案和报价，并在截止日期前提交给客户。
- 客户评估：客户会组织一个评估小组，对所有收到的酒店方案进行比较、筛选，甚至可能会邀请几家入围的酒店进行现场陈述或答疑。
- 最终决策与签约：客户最终选择最符合其需求、性价比最高的酒店，并与之签订合同，达成合作。
酒店RFP是酒店行业，特别是团体业务（MICE - 会议、奖励旅游、大型企业会议、活动）领域一个核心的商业工具，它连接了客户和酒店，通过一个标准化的流程，帮助客户高效地找到最合适的合作伙伴，同时也为酒店提供了展示自身实力、争取业务的重要机会，对于任何需要组织大型活动或预订大量客房的企业或个人来说，了解和使用RFP都是非常必要的。
